Blog #3

Tenders en offertes. Via deze 5 punten scoren ze wél.

 

In al die jaren als tekstschrijver/redacteur ben ik het al vaak tegengekomen: ik schuif aan bij een organisatie die het bij haar acquisitie moet hebben van aanbestedingstrajecten en ik stel de volgende zaken vast:

 

• Het bedrijf in kwestie is innovatief en heeft jarenlange branche-ervaring.

• De medewerkers zijn gepassioneerde mensen die hun vak verstaan.

• De kwaliteit van de geleverde producten of diensten is 'top'.

• De prijzen zijn goed.

• Maar het 'winnen' van aanbestedingen blijft ondanks dat alles lastig.

 

Dat laatste is dan best raar, denkt u waarschijnlijk. Toch ik durf te zeggen: soms niet. Als ik de door hen ingezonden tenders/offertes kritisch beoordeel, stel ik namelijk regelmatig vast dat de boodschap ("Wij zijn om diverse redenen de beste partij voor u.")  onvoldoende helder overkomt. Hun unieke verhaal is zogezegd nog niet helemaal goed vertaald naar een sterke tekst.

 

Ik ben dan ook steeds weer blij als organisaties dit onderkennen en ervoor kiezen om hun tenders of offertes voortaan te laten beoordelen en aanpassen voordat ze overgaan tot indiening.

 

Woordkracht10 volgt daarbij het in eigen beheer ontwikkelde KLOEK-model©, waarbij iedere offerte wordt beoordeeld op de 5 Text Selling Points©:

 

1) Klantgerichtheid

Zijn alle vragen uit het bestek écht beantwoord? Wordt de aanbestedende partij in de teksten wel voldoende aangesproken (u-vorm), of is er vooral geschreven vanuit de organisatie (wij-vorm)?

 

2) Leesbaarheid

Komt de gemiddelde lezer een beetje soepel door de teksten? Zijn de zinnen niet te lang? Klopt het grammaticaal en zijn alle spel- en typfouten er wel uit? Wordt de lezer voldoende geholpen met structuuraanduiders zoals goede tussenkopjes? Ofwel: leest het geheel lekker en gemakkelijk?

 

3) Onderscheidend vermogen

Worden de USP's van de organisatie wel voldoende belicht? Zijn de vragen uit het bestek wel voldoende 'benut' om de unieke competenties van de organisatie voor het voetlicht te brengen? En worden de 'menselijke pluspunten' van het bedrijf wel duidelijk gecommuniceerd?

 

4) Eenvoud in formulering

Is het te snappen wat er wordt verteld, of worden er nodeloos moeilijke teksten gebruikt? Als er technische of andere vakmatige beschrijvingen nodig zijn, zijn die dan wel voor iedere lezer te begrijpen? Worden alle 'denkstappen' wel voldoende doorlopen, zodat ook een leek het kan volgen?

 

5) Klantvoordeel

Is de tekst voldoende expliciet over 'what is in it' voor de aanbestedende partij? Staan 'de voordelen voor u' wel als zodanig opgesomd?

 

Of het werkt, dit KLOEK-model? Laat ik het zo zeggen: de score van 'binnengehaalde projecten' (of in ieder geval van het doordringen tot latere rondes dan alleen de eerste...) stijgt altijd aanzienlijk. En dat is natuurlijk helemaal fijn voor iedere betrokkene!  :-)